Zoals aangegeven werd in een eerste fase geopteerd om een zo optimaal mogelijke set van indicatoren op te stellen zonder rekening te houden met het al dan niet beschikbaar zijn van data. Uiteraard moesten in een tweede fase de indicatoren wel van data voorzien worden. Bij de zoektocht naar data werd beroep gedaan op drie soorten bronnen:
- centrale databanken of surveys beschikbaar in federale of Vlaamse instellingen ;
- decentrale data die door de steden zelf worden verzameld en bezorgd ;
- grootschalige survey bij de inwoners van de centrumsteden.
De zoektocht naar data heeft duidelijk gemaakt dat er wat schort aan de datacultuur en het datamanagement en dit op alle beleidsniveaus. Heel wat indicatoren konden niet worden ingevuld bij gebrek aan relevante data.
In vele gevallen moest teruggegrepen worden naar tweedekeus- of ‘second best'-indicatoren. Dit bracht mee dat sommige indicatoren dienden ontdubbeld te worden om toch voldoende informatie te verschaffen.
Twee soorten indicatoren werden bij de steden opgevraagd. Enerzijds allerhande GIS-toepassingen die de aanwezigheid en spreiding van voorzieningen in beeld brengen. Enkele voorbeelden: speel- en jeugdruimte in de wijk, basismobiliteit, aanwezigheid van openbaar groen, ... Daarnaast werd op de steden een beroep gedaan om de zichtbaarheid en de diversiteit in publieke functies in beeld te brengen.
Voor heel wat data werd uiteindelijk een beroep gedaan op een survey bij de stadsbewoners zelf. In 2004 en 2006 werd hiervoor een telefonische enquête opgezet, in 2008 werd gekozen voor een schriftelijke of postenquête (zie verder).
Niet alle indicatoren konden worden ingevuld. Voor deze indicatoren zijn pistes uitgetekend om verder uit te werken.